Die Verarbeitung eingehender E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteile vieler Prozesse, insbesondere in größeren Unternehmen z.B. der Versicherungswirtschaft.

Der dmstools Mail Manager ist die flexible Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender E-Mail Dokumente und der Wandlung nach PDF/A, PDF oder TIFF.

Eingehende Nachrichten werden analysiert, enthaltene Daten werden extrahiert und zur Weiterverarbeitung als z.B. E-Mail, XML oder aber durch direkte Übergabe an ein unterstütztes DMS bereit gestellt.

Attachments werden optional nach PDF/A, PDF oder TIFF gewandelt.

Hierbei kann durch Verwendung des dmstools Rendering Service ein große Velzahl von Formaten konvertiert werden. Dies umfasst unter anderem eine Vielzahl von Bilddateiformaten, PDF, Microsoft Office, Text, HTML, etc.

Schlägt die Wandlung der Attachments fehl, kann das System automatisch einen Fehlerbericht an den Absender der E-Mail oder an eine zuständige Stelle innerhalb der Organisation versenden. Dies ist auch noch nachträglich möglich, falls bei der Datenkontrolle Darstellungsfehler oder schlechte Qualität festgestellt werden.

Die Benachrichtigungen sind konfigurierbar, es kann auf alle Angaben aus der empfangenen E-Mail sowie auf alle Attachments zugegriffen werden.

Anwendungsszenarien

Der dmstools Mail Manager eignet sich unter anderem hervorragend für die folgenden Anwendungsszenarien:

• Automatische Weiterleitung und Archivierung des E-Mail Eingang
• Automatische Weiterleitung und Archivierung des E-Mail Ausgangs
• Automatische Weiterleitung, Konvertierung und Archivierung eingehender Kundennachrichten (z.B. für die Schadenssachbearbeitung in Versicherungen)
• Vereinheitlichung von Prozessen (Zusammenführung des E-Mail-Eingangs mit Scandaten (Posteingang)
• Starten von Workflows durch eingehende E-Mails
• ...

Leistungsmerkmale:

• Vollständige Integration in das verwendete E-Mail System (z.B. Microsoft Exchange, Lotus Notes, Postfix, ...)
• Verteilte Verarbeitung im Netzwerk möglich (für hohe Verfügbarkeit und zur Leistungssteigerung)
• Erzeugung von PDF/A, PDF, TIFF Dateien
• Datenbereitstellung als XML
• Automatischer Versand von E-Mail Benachrichtigungen
• Automatische Ablage empfangener Nachrichten im DMS
• Automatische Ablehnung unerwünschter oder nicht verarbeitbarer Inhalte
• Weitreichende Konfigurierbarkeit
• Modulare Erweiterbarkeit
• Vollständige Integration in das verwendete Dokumentenmanagementsystem

Unterstütze DMS:

• DATEV-DMS
• DATEV Dokumentenablage
• SAPERION
• IBM Domino.Doc
• Ceyoniq nscale
• EASY ENTERPRISE.i, EASY ENTERPRISE.x
• ELOoffice, ELOprofessional, ELOenterprise
• SER DOXiS
• applord ecoDMS
• Beliebige Dokumentenmanagementsysteme mit ODMA Schnittstelle
• Beliebige Dokumentenmanagementsysteme mit DDMA Schnittstelle

Unterstütze E-Mail Systeme:

• Microsoft Exchange Server
• Lotus Notes
• Postfix
• Beliebige Systeme über SMTP

Unterstütze Betriebssysteme:

• Microsoft Windows Server 2008
• Microsoft Windows Server 2008 R2
• Microsoft Windows Server 2012
• Microsoft Windows Server 2012 R2
• Microsoft Windows Server 2016

Anfragen

Für weitere Informationen oder für ein Angebot für Ihr konkretes Projekt bzw. Ihre konkrete Systemumgebung kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.