Die Verarbeitung eingehender E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteile vieler Prozesse, insbesondere in größeren Unternehmen z.B. der Versicherungswirtschaft.

Der dmstools Mail Manager ist die flexible Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender E-Mail Dokumente und der Wandlung nach PDF/A, PDF oder TIFF.

Eingehende Nachrichten werden analysiert, enthaltene Daten werden extrahiert und zur Weiterverarbeitung als z.B. E-Mail, XML oder aber durch direkte Übergabe an ein unterstütztes DMS bereit gestellt.

Attachments werden optional nach PDF/A, PDF oder TIFF gewandelt.

Hierbei kann durch Verwendung des dmstools Rendering Service ein große Velzahl von Formaten konvertiert werden. Dies umfasst unter anderem eine Vielzahl von Bilddateiformaten, PDF, Microsoft Office, Text, HTML, etc.

Schlägt die Wandlung der Attachments fehl, kann das System automatisch einen Fehlerbericht an den Absender der E-Mail oder an eine zuständige Stelle innerhalb der Organisation versenden. Dies ist auch noch nachträglich möglich, falls bei der Datenkontrolle Darstellungsfehler oder schlechte Qualität festgestellt werden.

Die Benachrichtigungen sind konfigurierbar, es kann auf alle Angaben aus der empfangenen E-Mail sowie auf alle Attachments zugegriffen werden.