Die Bearbeitung der Posteingangsdaten ist ein zeitraubender und potenziell fehlerträchtiger Bestandteil der Prozesse in jeder Organisation.

Der dmstools Mail/Fax Manager für DATEV ist die flexible Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender Fax- und E-Mail Dokumente.

Eingehende Nachrichten werden anhand der vorhandenen Stammdaten in z.B. einer Mandantenverwaltung (DATEV ZMSD, SDV, Microsoft Outlook, ...) analysiert und entsprechend zuvor definierter Regeln automatisch im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.

Zusätzlich/alternativ ist auch ein automatischer Ausdruck auf einem Netzwerkdrucker möglich.

Das Datenformat für die Ablage im DMS ist konfigurierbar, unter anderem werden die Datenformate PDF/A, PDF und  TIFF (z.B. für die Ablage von Faxnachrichten) unterstützt. Hierbei kann unter anderem ausgewählt werden, ob die Ablage als mehrseitiges Dokument erfolgt oder aber ob das Dokument (beispielsweise eine Faxnachricht) in Einzelseiten aufgetrennt wird (wichtig z.B. für DATEV "Digitales Belegbuchen").

Ebenfalls vollautomatisch wird den zuständigen Sachbearbeitern per interner E-Mail eine Benachrichtigung gesendet (Screenshot).

Die Benachrichtigung enthält alle Angaben zu dem empfangenen Dokument sowie direkt aufrufbare Links in das Dokumentenmanagementsystem, über die das Dokument angesehen, bearbeitet, verschoben oder indexiert werden kann.