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Der dmstools Mail/Fax Manager für DATEV ist die flexible Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender Fax- und E-Mail Dokumente. Eingehende Nachrichten werden anhand der vorhandenen Stammdaten in z.B. einer Mandantenverwaltung (DATEV ZMSD, SDV, Microsoft Outlook, ...) analysiert und automatisch im DMS abgelegt.
Die Bearbeitung der Posteingangsdaten ist ein zeitraubender und potenziell fehlerträchtiger Bestandteil der Prozesse in
jeder Organisation.
Der dmstools Mail/Fax Manager für DATEV ist die flexible Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender Fax- und E-Mail Dokumente.
Eingehende Nachrichten werden anhand der vorhandenen Stammdaten in z.B. einer Mandantenverwaltung (DATEV ZMSD, SDV, Microsoft Outlook,
...) analysiert und entsprechend zuvor definierter Regeln automatisch im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Zusätzlich/alternativ ist auch ein automatischer Ausdruck auf einem Netzwerkdrucker möglich.
Das Datenformat für die Ablage im DMS ist konfigurierbar, unter anderem werden die Datenformate PDF/A, PDF und TIFF (z.B. für die Ablage von Faxnachrichten) unterstützt. Hierbei kann unter anderem ausgewählt werden, ob die Ablage als mehrseitiges Dokument erfolgt oder aber ob das Dokument (beispielsweise eine Faxnachricht) in Einzelseiten aufgetrennt wird (wichtig z.B. für DATEV "Digitales Belegbuchen").
Ebenfalls vollautomatisch wird den zuständigen Sachbearbeitern per interner E-Mail eine Benachrichtigung gesendet (Screenshot).
Die Benachrichtigung enthält alle Angaben zu dem empfangenen Dokument sowie direkt aufrufbare Links in das Dokumentenmanagementsystem, über die das Dokument angesehen, bearbeitet, verschoben oder indexiert werden kann.
Anwendungsszenarien
Der dmstools Mail/Fax Manager für DATEV eignet sich unter anderem hervorragend für die folgenden Anwendungsszenarien:
- Automatische Weiterleitung und Archivierung des Faxeingangs
- Automatische Weiterleitung und Archivierung des E-Mail Eingangs
- Automatische Weiterleitung, Konvertierung und Archivierung eingehender Buchungsbelege (z.B. für DATEV "Digitales Belegbuchen")
- Implementierung von Prozessen zur Qualitätssicherung (z.B. "Vier-Augen-Prinzip", etc.)
- ...
Die Zuordnung der eingehenden Nachrichten kann in Abhängigkeit von vielerlei Daten erfolgen:
- Faxnummer des Absenders
- Faxnummer (MSN) des Empfängers
- E-Mail Adresse des Absenders
- E-Mail Text
- ...
Je nach eingesetzter Stammdatenverwaltung (z.B. DATEV ZMSD, SDV) erfolgt die Pflege der Zuordnung direkt in der Stammdatenverwaltung. Die für den dmstools Fax/Mail Manager für DATEV relevanten Daten werden entweder aus Standardfeldern (Faxnummer, Faxkennung, E-Mail Adressen, ...) gewonnen, oder aber es werden individuelle Felder verwendet.
Leistungsmerkmale:
- Vollständige Integration in das verwendete E-Mail System (z.B. Microsoft Exchange)
- Verteilte Verarbeitung im Netzwerk möglich
- Erzeugung von PDF/A, PDF, TIFF Dateien
- Auftrennen empfangener Faxe in Einzelseiten (z.B. für DATEV "Digitales Belegbuchen")
- Automatischer Versand von E-Mail Benachrichtigungen
- Aufruf von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem "mit einem Klick"
- Anzeige der Standarddialoge des Dokumentenmanagementsystems
- Automatischer Ausdruck aller empfangenen Nachrichten auf einem Netzwerkdrucker
- Weitreichende Konfigurierbarkeit
- Modulare Erweiterbarkeit
- Vollständige Integration in das verwendete Dokumentenmanagementsystem
Unterstütze DMS:
Unterstütze E-Mail Systeme:
- Microsoft Exchange 2000
- Microsoft Exchange 2003
- viele weitere Systeme auf Anfrage
Unterstütze Fax Systeme:
- SwyxFax Server
- Ferrari Fax
- Ositron UMS
- Microsoft Fax Server
- Microsoft SBS Fax Server
- viele weitere Systeme auf Anfrage
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