Häufig tritt beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems das Problem auf, dass nicht alle Anwendungen die Ablage von Inhalten in ein Dokumentenmanagementsystem unterstützen.

Oft besteht auch die Anforderung, beliebige Ausgabedateien in ihrer ursprünglichen Formatierung, zum Beispiel parallel zur Druckausgabe, zu archivieren.

Der dmstools PDF Drucker ermöglicht die Ablage beliebiger Druckdateien als PDF, PDF/A oder TIFF Datei im Dokumentenmanagementsystem. Optional können auch alle Ausdrucke auf einem bestimmten Drucker automatisch im Dokumentenmanagementsystem archiviert werden.

Der Treiber ist vielfältig konfigurierbar, um ihn an alle Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders anpassen zu können:

Nach Beginn des Druckvorgangs wird der standardmäßige Dialog des jeweiligen Dokumentenmanagementsystems zur Eingabe der Dokumenteigenschaften angezeigt (hier am Beispiel von SAPERION/DATEV-DMS). Die Beschreibung wird automatisch anhand der Eigenschaften des Druckjobs vorbelegt:

Hierbei wird in Anbetracht der zum Teil beträchtlichen Ladezeiten der Dokumentenmanagementsysteme ein selbst lernender Mechanismus eingesetzt, um die Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem für die wahrscheinliche Nutzungsdauer aufrechtzuerhalten und so weitere Dokumente nahezu ohne Ladezeiten bearbeiten zu können (dmstools "DMS Connection Pool").

Während des Ausdrucks kann optional eine Statusanzeige eingeblendet werden:

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Ausdrucke bereits beim Druckvorgang zu einer Ausgabedatei (z. B. PDF, PDF/A oder TIFF) zusammenzufassen. Dies ist wichtig für die Arbeit mit Anwendungen, die für ein Dokument mehrere Druckaufträge erzeugen (z.B. die DATEV Programme zur Steuerberechnung, insbesondere ESt mit individuellen Anlagen). Über diese Funktion können ferner Dokumentenmappen mit Auswertungen aus mehreren Anwendungen erstellt werden.

Nach Beendigung des Ausdrucks besteht optional die Möglichkeit, die Datei anzuzeigen, zu bearbeiten, zu drucken oder über ein beliebiges MAPI-fähiges E-Mail Programm (z.B. Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird) zu versenden. Dies kann automatisch geschehen, oder aber der Benutzer kann in einem Dialog den gewünschten Vorgang auswählen:

Die erzeugte PDF Datei kann wahlweise verschlüsselt und gegen Veränderung geschützt werden. Die verwendete 128-Bit RC4 Verschlüsselung gilt als sehr sicher und wird unter anderem im Homebankingbereich eingesetzt. Hierbei können auch beliebige Dateianlagen in das Dokument eingebettet und mit verschlüsselt werden (eEnvelope Funktion).

über den enthaltenen PDF Editor können unter anderem Seiten verschoben, gelöscht, gedreht sowie Lesezeichen bearbeitet werden:

Leistungsmerkmale:

• Vollständige Integration in das Windows Drucksystem
• Erzeugung von PDF Dateien (De-Facto Industriestandard)
• Flexibles Zusammenführen mehrerer Druckaufträge in eine Datei (PDF oder TIFF)
• E-Mail-Versand der erstellten Dokumente über alle E-Mail-Programme mit kompatibler MAPI Schnittstelle
• Weitreichende Konfigurierbarkeit
• Modulare Erweiterbarkeit
• Kompatibel mit Windows Terminalserver (WTS)
• Mehrsprachig (deutsch/englisch/niederländisch im Lieferumfang)

Zusätzliche Leistungsmerkmale "classic":

• Unterstützung der DATEV Dokumentenablage
• Unterstützung von ELOoffice
• Vollständige Integration in das verwendete Dokumentenmanagementsystem
• Anzeige des Standarddialogs des Dokumentenmanagementsystems
• Übergabe von Dokumenten an das Dokumentenmanagementsystem "mit einem Klick"

Zusätzliche Leistungsmerkmale "comfort":

• Erzeugung von PDF/A konformen PDF Dokumenten (PDF/A-1, PDF/A-2 oder PDF/A-3)
• Bearbeitung der PDF Eigenschaften der erzeugten PDF Dokumente
• Erstellen kennwortgeschützter PDF-Dateien (Kennwort zum öffnen erforderlich)
• Einschränkung der Verwendung bzw. Bearbeitung der erzeugten PDF Dokumente (Dokumentsicherheit)
• Einbettung und Verschlüsselung beliebiger Dateianlagen (eEnvelope Funktion)
• Sichere Verschlüsselung der erzeugten PDF Dokumente (128-Bit RC4)
• Editor für die Dokumentstruktur (Seiten verschieben, löschen, drehen, Lesezeichen bearbeiten)
• Hinterlegung von Wasserzeichen ("elektronisches Briefpapier")

Zusätzliche Leistungsmerkmale "plus":

• TIFF Erzeugung
• Explorer-Erweiterung "Senden an DMS"
• Explorer-Erweiterung "Finden in DMS"
• Verbesserte PDF Volltextindizierung für SAPERION

Optionale Leistungsmerkmale (auf Anfrage):

• Textextraktion, Formularerkennung (PDFCOLD)
• DATEV-DMS Unterstützung
• Unterstützung beliebiger Dokumentenmanagementsysteme mit ODMA Schnittstelle
• SAPERION Unterstützung
• ELO professional/enterprise Unterstützung
• IBM Domino.Doc Unterstützung
• Erzeugung beliebiger Ausgabedateien mittels Renderer "Plugins"
• Automatische Archivierung aller Ausdrucke eines Drucker im Dokumentenmanagementsystem (zur Dokumentation)
• Digitale Signaturen (in Vorbereitung)

Unterstütze Betriebssysteme:

• Microsoft Windows Vista
• Microsoft Windows 7
• Microsoft Windows 8
• Microsoft Windows 8.1
• Microsoft Windows 10
• Microsoft Windows 11
• Microsoft Windows Server 2008
• Microsoft Windows Server 2008 R2
• Microsoft Windows Server 2012
• Microsoft Windows Server 2012 R2
• Microsoft Windows Server 2016
• Microsoft Windows Server 2019
• Microsoft Windows Server 2022

Jeweils 32 oder 64 Bit, jeweils auch mit aktivierten Remotedesktopdiensten/Terminaldiensten (WTS)

Preise

Einzelplatzlizenz für ELOoffice,
DATEV Dokumentenorganisation

Für ein Angebot über Mehrplatz- oder Netzwerklizenzen sowie für optionale Leistungsmerkmale oder individuelle Anpassungen kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.

Kostenlose Demolizenz

Niemand soll die Katze im Sack kaufen:
Wir bieten eine kostenlose Demolizenz des dmstools PDF Druckers an.
Machen Sie sich selbst ein Bild von der Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit unseres Produkts!

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